מיומנות בניהול פרויקטים
בוודאי שמעתם כבר פעם את המשפט “פרויקטים היו כאן מאז ימי הפרעונים והפירמידות, עוד הרבה לפני שהמצאנו את תחום ניהול הפרויקטים.” מה שנכון, נכון. פרויקטים כנראה היו חלק מחיינו הרבה לפני שקראנו להם “פרויקט“. בעידן המודרני, ככל שדברים הפכו למהירים יותר, מוגדרים ומותאמים יותר, כשיש צורך לצפות קדימה, ולנתח כדאיות, הפך ה“פרויקט” לאמצעי חשוב בארגונים כדי לקדם עתיד טוב יותר עבור הארגון, ואיתו התפתח תחום “ניהול הפרויקט“.
כשאנחנו חושבים על פרויקט, אנחנו מתייחסים להגדרה הבאה: “פרויקט הוא שינוי. מעבר ממצב קיים, למצב עתידי רצוי, שהארגון מחליט למקד בו תשומת לב, ולהשקיע בו משאבים. לפרויקט יש לקוח המגדיר את התוצר ואת תנאי שביעות הרצון.”
הגדרה זו שמה דגש על הסביבה העסקית והחשיבה האסטרטגית, מעבר לניהול המאמץ עצמו. פרויקט הוא אמצעי המיועד להביא את הארגון למצב טוב יותר, ולספק ללקוח תוצר בעל ערך. הדגש על ראיית הפרויקט כשינוי הוא חשוב ורלוונטי מאוד בימינו. פרויקט מטיבו משנה את העולם, ולכן הוא מניע סבך תהליכים, התמודדויות, התנגדויות ואתגרים. את כל אלה, לא יצלח הפרויקט אם לא יהיה מי שינהל אותו ויקדיש לו תשומת לב. כלומר, על מנת להגיע לעתיד הרצוי אשר מקדם את הארגון, חובה לנהל את המסע אליו, להלן “ניהול פרויקט“.
אפשר למצוא מגוון מודלים ונקודות מבט בכדי לענות על השאלה “מה צריך לדעת כדי להבין בניהול פרויקטים” אני רוצה להזמין אתכם להביט בנושא על בסיס מודל “משולש הכישרונות” שהוצג על ידי ה PMI, ועונה על השאלה – מה זה אומר להיות מקצוען בניהול פרוייקטים?
ניתן לדעתי לייצר בעזרת המודל הבנה טובה לגבי המיומנויות הנדרשות בתחום, ולהעריך את פערי הידע בין המצב הקיים היום בסביבה בה אתם פועלים, לבין המצב אליו אתם שואפים להגיע.
משולש הכישרונות
ארגון ה PMI, העמותה לניהול פרוייקטים, פרסם בשנת 2015 את משולש הכישרונות לניהול פרוייקטים. זהו ארגון בינלאומי העוסק בתחום ניהול הפרויקטים זה למעלה מ 50 שנה, ואשר מטרתו היא קידום התחום והמקצוענות בו.
על פי המודל, מיומנות בניהול פרויקטים נפרסת על פני שלושה תחומים: טכניקות בניהול פרויקטים, ניהול אסטרטגי ועסקי, ומנהיגות. כך, מי שמבקש לעסוק בניהול פרויקטים באופן מקצועי, לפי PMI, נדרש לסגל לעצמו מיומניות בכל שלושת התחומים.
אין כאן התייחסות לעולם התוכן של הפרויקט הספציפי, אלא הכרה בייחודיות של הובלת מסע מורכב מסוג “פרויקט“.
שלושת התחומים במודל “משולש הכישרונות”, הם:
- טכניקות בניהול פרויקטים: ניהול תכולה, תהליכי תכנון ובקרה, ניהול לוחות זמנים, הכרת מחזור חיי הפרוייקט ומתודולוגיות שונות בניהול פרויקטים.
- ניהול אסטרטגי ועסקי: ניהול בעלי עניין, הלימה בין יעדי הפרויקט והתוכנית העסקית האסטרטגית, היכולת לחבר את הנקודות בפרויקט לכדי תמונה כוללת ולתמוך בתהליכי קבלת החלטות יעילים של ההנהלה, ניהול לקוח.
- מנהיגות: ניהול שינויים, פתרון בעיות, אמפתיה והנעת עובדים, ניהול משא ומתן.
לסיכום
כשבוחנים את השאלה “מהי מקצוענות בניהול פרויקטים?” חשוב לפרוס את היריעה ולהביט מנקודת מבט רחבה. חשוב להבין מהו עולם התוכן הקרוי “ניהול פרויקטים“, ולשם כך הצענו את מודל ה- PMI המסייעים להבין את נקודת המבט לבחינת הנושא.
לאחר שבחנו את אלה, אפשר לבחון את המצב הקיים כרגע בארגון בו אנו פועלים, לאתר את הפערים הקיימים ולבחון כיצד אנו רוצים לפעול למען סגירת פערים אלה. בבואנו לבחור את האופן בו נשלים את פערי הידע, חשוב לוודא כי הדרך בה בחרנו מכסה את העולם הגלוי ואת העולם הסמוי המשלים אותו וכי היא מציעה כלים מגוונים להתמודדות נכונה עם אתגרי המסע. העולם הגלוי מתייחס לתהליכים הפורמליים כמו פגישות סטאטוס, תכנון ואישור תקציב, לוחות זמנים וניהול סיכונים. העלום הסמוי, זה שמתחת לפני המים, מתייחס לניהול קונפליקטים, תקשורת בינאישית, קדום ושיווק הפרויקט ועוד.
כך שלא משנה מיהו בעל התפקיד בארגון; מנהל פרויקט, לקוח של פרויקט, או מי בארגון המעורב בפרויקטים. שיפור מיומניות בניהול פרויקטים באמצעות הבנה של עולמות התוכן הרלוונטיים, הכרת הכלים והדרך להשתמש בהם, תיאום ציפיות בעזרת מושגים, שפה אחידה ודרישות מדויקות, תשפר את התהליך הארגוני ותתרום רבות להצלחתו של המסע לקראת העתיד הרצוי לארגון.