הטמעת תהליכים בעזרת כלי Office 365

הטמעת תהליכים בעזרת כלי Office 365

להסתכל מעבר לניהול פרויקטים

ניהול עבודה בעזרת כלים מתקדמים – סיפור לקוח | יוני 2020, חברת מתן

נתונים מראים ש 86% ממנכ”לים היום [1] מזהים את הטרנספורמציה הדיגיטלית כיעד ראשון בארגון שלהם, וניהול תהליכי העבודה בצורה חכמה וממוקדת, הוא צעד משמעותי בכיוון הנכון. ההסתכלות הרחבה על ניהול הפרויקטים, היא נדבך חשוב ליצירת סנכרון ארגוני, וסנכרון כזה הוא קריטי להצלחת ה”ביחד”– לא כל צוות בנפרד, אלא מכלול התהליכים והמשימות שתורמים בסופו של דבר למימוש מטרות הארגון.

בין אם מדובר בפרויקט מורכב ומנוהל, או במשימות מרובות שמנהל ראש צוות, בעזרת הכלים הזמינים היום אפשר לתת מענה נכון לכל צוות ותהליך בארגון.

איך זה נראה בשטח?

אנחנו שמחים לחלוק אתכם דוגמא לפרויקט שביצענו לאחרונה – חברה מתחום המכשור הרפואי שהצליחה מאוד בשנים האחרונות והפכה מובילה בתחומה.

ההצלחה הביאה לגידול בביקוש ואיתו עלו מספר הפרויקטים בארגוןאם בתחילה אפשר היה לסנכרן ולנהל את כלל המאמציםתוך שליטה טובה במידע וארגון הנתונים לפי הצורךבמצב החדש חוסר האחידות התחיל להוות מכשולוהתחושה הייתה שצריך לעשות משהו .

לאחר בחינה הוחלט ליישם מערכת ארגונית לניהול פרויקטים ונבחר פתרון האונליין של מייקרוסופטכחברה המתמחה בתחום ניהול פרויקטים ,נבחרה חברת מתן ללוות את הארגון בתהליך ההטמעההמעבר מעבודה מקומית שבה כל אחד ממנהלי הפרויקטים עובד בצורה נפרדתלמצב של שיתוף ועבודה מרכזיתשידרג משמעותית את תהליך ניהול הפרויקטים בארגוןמתהליך של “אולי“, שבו כל אחד מחליט לעצמוהפך הכלי הארגוני לסטנדרט שכל מנהל פרויקטים משתמש בו לא בגלל שחייביםאלא מתוך הבנה ברורה של התועלת והיעילות שבשימוש במערכתלאחר תהליך של ליווי שבו הוקמה המערכת ועוצב תהליך עבודהאין יותר צורך בהכנת מצגות ודוחות ידניים הצורכים זמן יקר של מנהלי פרויקטיםאין עדכונים באקסלובחינת מצב הפרויקט נעשית ישירות מהדשבורד הארגונימנהל המחלקה יכול לבחון את מצב הפרויקטים דרך תמונת המאקרו ולקבל החלטות מבוססות נתונים במקומות שבהם צריך לצלול לפרטיםוהכל בסביבה אחת.

בפגישת סיכום שלב ראשון של ההטמעהתיאר זאת כך מנהל המחלקה:

"המעבר מעבודה מקומית לעבודה בסביבה ארגונית אחת, יצר שקיפות בין חברי הצוות ומאפשר לי נראות מלאה כמנהל המחלקה. כיום תכניות העבודה המנוהלות במערכת הן עדכניות ואמינות, משקפות את מצב הפרויקטים בפועל, ומשמשות בפגישות סטטוס כבסיס לדיון".

עד כאן עוד סיפור הצלחה של יישום מערכת ארגונית

לשמחתנו אצל הלקוח הזה הייתה לנו ההזדמנות והזכות ,בשל שיתוף פעולה ופתיחות של הלקוחליישם תהליכים מתקדמים שהם מעבר לניהול הפרויקטאבל בהחלט קשורים לעולם התוכן ואפשר לקרוא להם בשם כללי ,. 

בכל ארגון המנהל פרויקטים ,ישנם מנהלי פרויקטים המוגדרים ככאלה ואשר מנהלים משימות ואבני דרך כתוכנית מוגדרתאבל ישנם גם מי שמנהלים תהליכים המורכבים ממשימות ואינם בהכרח חושבים “פרויקט“. בעוד הראשונים הם חלק ממערך התהליכים של ניהול הפרויקטהאחריםשנמצאים בכל מקום כמעט בארגון היוםויש מי שמתייחס אליהם כמנהלי פרויקטים  מזדמנים או מקריים  (The accidental project manager) , לא תמיד חשופים לכלים ארגוניים או נכונים לעבוד איתם – לעיתים אין תאימות אל מול תהליך העבודה שלהםוכל אחד מוצא דרך משלו.

גם את התהליכים האלה חשוב כמובן לייעל ולשפר ,בוודאי בעידן הטכנולוגיה המתקדמת של מהפכת המידע , כדי להצעיד את הארגון קדימהלחזק את העבודה המשותפת ובכך לתרום לסיכויי ההצלחה של הארגון כולו .אצל הלקוח שלנו  התמקדנו בתהליך שהיה ידני ברובווטיפל בסבב משימותחתימות ובדיקותשבסופו של דבר מתחבר לתוכנית עבודה של פרויקט ,והפכנו אותו לתהליך ממוכן המסונכרן באופן אוטומטי לתוכנית העבודה .מיפינו את בעלי העניין לאורך התהליךאת מנהלי הפרויקטים המזדמנים וצרכי המידע שלהםונתנו מענה כולל בעזרת הכלים שמציעה היום חבילת ה– 365. כלים אלו מאפשרים לבנות אפליקציות מתקדמות הזמינות גם במכשירים הניידים.

מימוש תהליך העבודה באופן אוטומטי הביא לעליה משמעותית באמינות ואיכות המידעלחיסכון של זמן ומאמץ המושקע בתהליךויכולת למעקב שלפני כן דרשה ממנהל צוות השקעה מרובההיום התהליך מנוהל במערכת אחתהמידע זמין ,קל להבנה ומסונכרן עם תהליכים משיקיםלרבות מערכת הפרוגקטמאחר והמידע מנוהל ניתן לנתח נתוניםלהציג מגמות ולקבל החלטות ביעילות.

ואם תסתכלו גם אתם מעבר לניהול הפרויקטים בארגון שלכם תמצאו שיש הרבה מאוד תהליכים משיקים שבעזרת מענה מתאים יוכלו להנות גם הם מהיתרונות של הטכנולוגיה, ובכך לקדם את אותם תהליכים, פרויקטים, ובעיקר את עבודת ה– “ביחד” הארגונית, צעד קדימה לקראת השגת המטרה המשותפת

לשיתוף המאמר

מאמרים נוספים

A project managers skill set

A project managers skill set

בוודאי שמעתם כבר פעם את המשפט “פרויקטים היו כאן מאז ימי הפרעונים והפירמידות, עוד הרבה לפני שהמצאנו את

>>>
דילוג לתוכן