מדוע כל כך חשוב להכיר את בעלי העניין בפרוייקט? ואיך עושים את זה.

בעלי עניין הם כל מי שיש לו השפעה על הפרויקט, או כל מי שמושפעים ממנו. למעשה מדובר בקבוצה רחבה של אנשים מתוך הארגון ומחוצה לו. לכל אחד ואחת מהם יש מחשבות, דעות, רגשות ורעיונות ביחס לפרויקט. מנהל הפרויקט נדרש להכיר את הקבוצה המכובדת הזו, כיוון שהיא בהחלט יכולה להשפיע על מהלך הפרויקט, אם בדרך של תמיכה ואם בדרך של התנגדות.

כיצד אנו מזהים בעלי עניין?

ישנן פרקטיקות שונות למיפוי וזיהוי בעלי העניין של הפרויקט, אולם הדרך הפשוטה ביותר היא לכנס את צוות הפרויקט ולערוך יחד רשימה. את הרשימה אפשר לערוך בהתייחס לקבוצה הארגונית או התפקיד ואז להמשיך ולציין שמות, ההקשר חשוב ויסייע בהמשך. כמו כן, זוהי אינה רשימה סטטית, היא תתפתח ותתעדכן לפי הצורך.

מהו ניתוח בעלי עניין?

ניתוח בעלי עניין הוא תהליך שיטתי המנסה לכמת את מידת ההשפעה. מהות התהליך מתייחסת לזיהוי האינטרסים, הצרכים, החששות ורמת ההשפעה של בעלי העניין שונים. כל זאת במטרה להבין את מידת ההערכות הנדרשת על מנת לרתום את בעלי העניין התומכים ולפעול מול אלה שעלולים להתנגד או לייצר מכשול.

הרעיון מאחורי הכותרת "ניהול בעלי עניין" היא, שקשר תומך, המבוסס על אמון נוצר כאשר קיימת מערכת יחסים עם בעלי העניין. מערכת יחסים המאפשרת שיח בונה, והתמודדות עם מצבי חיכוך שמזמן לנו פרויקט לא אחת. ההנחה היא שפרויקט מעצם היותו תהליך שינוי, מזמן חששות, שאלות וגם התגייסות ותמיכה. את אלה גם אלה, יפגוש מנהל הפרויקט לאורך הדרך, יצירת מערכת יחסים עם בעלי העניין תאפשר לזהות פערים ומכשולים בשלב מוקדם, ולדעת מיהם בעלי הברית שיוכלו לסייע. אלה הם כלים חשובים שמנהל הפרויקט יכול לייצר לעצמו בעזרת תהליך של ניהול בעלי עניין למן השלבים הראשונים של הפרויקט.

מהו ניהול בעלי עניין?

במילה אחת, תקשורת. על מנת למצוא את דרך התקשורת הטובה ביותר מומלץ לבחון שלושה ממדים:

• מידת ההשפעה שיכולה להיות לבעל העניין על הפרויקט
• מידת העניין שיש לבעל העניין בפרויקט
• האם הם תומכים בפרויקט או חוששים ממנו

אלה הם הממדים שיש לכלול בתהליך הניתוח ואלה יכתיבו את אופן התקשורת עם כל בעל עניין ותדירות התקשורת מולם. חשוב להתמקד באלה שיש להם מידת השפעה גבוהה; אם הם בין התומכים אלה יהיו בעלי ברית חשובים, ואם הם מבין החוששים חשוב לפעול ולהבין את הגורמים ולפעול מולם. כמו כן צריך לזכור כי זוהי מפה דינאמית, ולכן מי שחושש יכול להפוך לתומך ולהיפך. מכאן חשיבות הרציפות והניהול השוטף.

ומהם היתרונות ביישום תהליך זה?

ברור כי תהליך ניהול בעלי עניין דורשת תשומות; תשומת לב ניהולית, תהליך וכלים תומכים. אולם התהליך משיא ערך לפרויקט ומסייע להגדלת הסיכוי להצלחתו:

1) קבלת החלטות מושכלת: הבנה מעמיקה של הצרכים ונקודות המבט של בעלי העניין מאפשרת למנהל הפרויקט לקבל החלטות מבוססות מידע, התואמות את האינטרסים המגוונים של בעלי העניין ואת מטרות הפרויקט.

2) תקשורת יעילה: התאמת מסרים בצורה יעילה באופן שיענה על ההעדפות או החששות של בעלי העניין. הידיעה מהו המידע הנדרש, והיכולת לפעול בצורה טובה למסור אותו, הוא מהלך חשוב לקידום מעורבות ואמון, ובסופו של דבר להשגת מטרות הפרויקט והבטחת התקדמותו.

3) טיפול במכשולים: זיהוי מוקדם של קונפליקטים אפשריים, התנגדויות או דרישות לשינוי, מספק הזדמנות לטפל בהם במהירות, תוך צמצום ההפרעה ללוחות הזמנים ומטרות הפרויקט. גישה פרואקטיבית זו מאפשרת שמירה על התקדמות הפרויקט וניווט בין האתגרים שהפרויקט מזמן , תוך רתימת בעלי העניין השונים.

4) בניית אמון: סביבה של שקיפות ומעורבות מטפחת אמון שהוא בסיס למערכת המעודדת שיתוף פעולה ומעודדת פעולת אינטגרטיבית בכל עת, כזו שפוטנציאל ההצלחה שלה גבוה יותר.

פרקטיקות לניתוח בעלי עניין?

קיימים מגוון כלים לניתוח בעלי העניין בפרוייקט. אחד הנפוצים הוא מפת בעלי העניין:

יש לשבץ כל בעל עניין ברשימה באחת מארבע הקטגוריות, כלומר מה לדעתכם ולמיטב הבנתכם מידת העניין וההשפעה שיש להם כרגע. הבנת המצב הנוכחי מאפשרת לבנות תוכנית תקשורת מיטבית וכן לתכנן מהלכים אסטרטגיים שיעצבו את מידת המעורבות בכך שיעלו את רמת העניין של חלק מהאנשים ברשימה.

השפעה כזו ניתן לייצר בעזרת הגברת רמת העניין, מן הסתם בקלות יתרה מאשר בשינוי רמת ההשפעה. בנוסף, לזהות מיהם בעלי העניין בפרוייקט שחשוב לנו לשמר במקום בו הם נמצאים להבנתנו כרגע. חשוב לזכור כי זוהי רשימה דינאמית, ויש לחזור ולבצע את ההערכה מדי תקופה.

ניתן להוסיף ממד נוסף למפה, ובכל אחת מארבע הקטגוריות לזהות מיהם בעלי העניין התומכים ומיהם בעלי העניין המתנגדים. זה מאפשר לצוות הפרויקט לנתב את תשומת הלב ביתר קלות ולהחליט היכן להשקיע בתקשורת ובהסרת התנגדויות.

בעלי העניין בפרוייקט – סיכום

פרויקט הוא תהליך שינוי, והוא מונע על ידי אנשים. תפיסת השינוי הוא נושא חשוב, והיכולת שלנו לפעול מול בעלי העניין בפרוייקט תוך הבנת החששות או היתרונות שהם רואים בפרוייקט, מאפשרת למנהלי הפרויקט פעולה יעילה ופרואקטיבית, שממקסמת את הסיכוי לשינוי מוצלח, תוך בניית מערכות יחסים מבוססות אמון שיסייעו גם בניהול פרוייקטים הבאים.