מחשבות על בקרה יעילה ותוכנית פרויקט
בשבוע שעבר העברתי קורס למנהלי פרויקטים, שאינם מנהלי פרויקטים. פרדוקס? לא ממש. תופעה מוכרת בהרבה ארגונים. מוזמנים להיעזר בגוגל the accidental project manager, ואולי כבר פגשתם אותם בארגון שלכם או אפילו חוויתם בעצמכם; ככל שפרויקטים הופכים כלי מוביל בארגונים, מוצאים עצמם בעלי תפקידים שונים כמנהלים בפועל של פרויקטים הקשורים לתחום אחריותם, גם אם אין להם קשר לעולם הפרויקטים והגדרת התפקיד שלהם אינה כוללת את צמד המילים.
ובכן, חבורה נפלאה של אנשים מובילים בתחומם, נתכנסה כדי לשפר את יכולות ניהול הפרויקטים שלהם מאחר ובפועל הם עוסקים בתחום (ספציפית במקרה הזה קבוצה של מדענים מתחומים מגוונים). וכאשר קבוצה כזו נפגשת לחוויית למידה עולות שאלות רבות והתפתחו דיונים מרתקים. אחד הנושאים שעליהם יצא לנו להתדיין היה אבני הדרך בפרויקט. בחרתי לשתף אתכם במאמר של היום בתובנות ונקודות אלו לטובת מנהלי הפרויקטים האקראיים שבנינו "שבכלל לא ידעו שהם כאלה", וגם לאלה הוותיקים, השמחים לגלות נקודות מבט חדשות ותובנות מסקרנות (כמוני).
רקע
תהליך תכנון לוחות זמנים לפרויקט בנוי ממספר שלבים. אם נסרוק אותו ברמת על עקרונית, קיימת מטרת הפרויקט המתורגמת לתוצרים נדרשים (להלן התכולה). אלה מונחים על ציר זמן תוך התייחסות לתלויות ומשאבים. התהליך הוא תהליך מתגלגל אשר שואף להתכנס ליעדים המוסכמים. כמובן שהמציאות היא לא אידאלית, ציר הזמן ההתחלתי משתנה, מתנהל משא ומתן, ועוד יעלו בעיות ועיכובים שישנו את התוכנית …. אבל לא על זה נדבר הפעם.
אבני דרך, או אבני מיל, הן אבנים לסימון מרחקים אשר הונחו לאורך הדרכים של האימפריה הרומית וציינו את המרחק הנותר ליעד. לאבני דרך של פרויקט אותה מטרה. למעשה, כלי למעקב אחר התקדמות הפרויקט. במילים אחרות, הן אומרות לנו כמה רחוק הגענו בפרויקט, וכמה עוד נותר לנו ללכת.
אבני דרך בתכנון הפרויקט
אבני דרך בתכנון הפרויקט משקפות בדרך כלל רגעים חשובים במחזור החיים של הפרויקט. כדי להסיר ספק עבור מי שתוהה "מה ההבדל בין אבן דרך למשימה?" נאמר שמשימה היא כל מה שצוות הפרויקט צריך לעשות (פעולה) כדי להשלים את הפרוייקט, וכל פרויקט מורכב מעשרות עד אלפי משימות. לעומתן אבני דרך הן נקודות בקרה. במבחן פשוט, אם אתם משתמשים בפועל (Verb) זו משימה.
נסתכל על כמה דוגמאות לאבני דרך:
אישור: נקודה שבה התקבל אישור מבעלי עניין, הנהלה או גורם חיצוני. ללא האישור הפרויקט עוצר, וברגע שהושג האישור ניתן להתקדם.
דיווח ללקוח: נקודה שבה מחזיק יש ללקוח דיווח, כגון דוח התקדמות, או ייצור, או סיכום של מצב הרכש. אלה הן נקודות שמסייעות לתקשורת ושביעות רצון שחשוב לשמור לאורך הפרויקט.
חתימה: למשל חוזה חתום, או חתימת הנהלה על תקציב.
כיצד ליצור אבני דרך
זה קורה בשלב התכנון של הפרויקט, כאשר בונים את תוכנית הפרויקט. לאחר שהוגדרה תכולת הפרויקט ונבנה ציר הזמן של הפרויקט, מגדירים את אבני הדרך. לצורך הגדרתן רצוי להיעזר במסמך תכולת הפרויקט (SOW), חוזה שנחתם מול הלקוח, או כל רפרנס אחר המגדיר התחייבויות כספיות וחוזיות או כאלה הקשורות בתכולת הפרויקט. בעזרת הצוות ובעלי העניין מזהים את תוצרי הפרויקט, ההתחייבות העיקריות ומסמנים אותם כאבני דרך.
אבני דרך יכולות לסמן סיום של משימה או קבוצת משימות. או אם נשתמש במילותיו של וינסנט ואן-גוך, "דברים גדולים לא נעשים מתוך דחף, אלא מסדרה של דברים קטנים שצורפו זה לזה." – "הדברים הקטנים" הן רצף הפעולות, והנקודה בסוף, "הדבר הגדול", מצוין על ידי אבן הדרך. אולם, לעיתים אבן דרך גם יכולה לסמן התחלה – למשל, כאשר מתחילות עבודות בינוי בשטח. העבודה יכולה להימשך חודשים או שנים, אבל עצם ההתחלה היא משמעותית ובעלת השלכות תפעוליות בפרויקט.
כמובן שאפשר טכנית להפוך כל משימה לאבן דרך. שימוש יתר יעמיס ויסבך את תוכנית העבודה ויחטא למטרה של בקרה יעילה. לכן, כדאי לבחון שאבני הדרך נפרסות בצורה סבירה לאורך הפרוייקט, שאין "יותר מדי", וגם לא "פחות מדי". כמה זה "מדי"? אם נזכור שאבן הדרך היא כלי בקרה, הרי שהן צריכות להתאים לסרגל הבקרה בפרויקט. כלומר, אם הבקרה בפרויקט היא שבועית, לא תספיק לנו אבן דרך אחת כל חודש או חודשיים, ואם הבקרה בפרוייקט היא חודשית, אין צורך לשים אבן דרך כל שבוע.
ועם זאת, מנהל הפרויקט צריך לבחון את התוצאה, ולהרגיש נוח להוסיף או לגרוע אבני דרך באופן שישרת אותו בצורה מיטבית בניהול הפרויקט. כך למשל חשוב לוודא כי ישנו מיפוי מספק של אבני דרך להחלטה והתבוננות – נקודות בפרויקט שבהן מנהל הפרויקט מנהל תהליכי קבלת החלטות מושכלות שיסייעו להצלחת הפרויקט (למשל, אם יש בפרויקט ניסויים, אבי טיפוס, קבלת משוב לקוח ועוד).
היתרונות העיקריים של אבני דרך בפרוייקט
אם נחזור לקורס מתחילת המאמר, הרי שאחרי שלמדנו מהן אבני הדרך וכיצד הן משתלבות ב ניהול פרויקט, ולאחר שדייקנו את ההבדל בין משימות (פעולות לביצוע לאורך זמן), ואבני דרך (נקודות בקרה ללא משך זמן), נסחפנו לדיון על מהות אבני הדרך וחשיבות השימוש בהן. דיון שהעלה תובנות וחידודים מעניינים שסיכמתי כאן:
חברתו הטובה של מנהל הפרויקט:
לפני שאר התובנות והנקודות, כלי קריטי עבור מנהל הפרויקט. רגע לעצור, להתבונן ולהעריך את המצב לפני שממשיכים בדרך. להחליט איכן להשקיע את תשומת הלב? במה להתמקד? האם הגענו למקום הנכון? אם תרצו, ללכת בין העצים ולא לאבד את היער.
תמרורי אזהרה:
כל פרויקט והאתגרים או צווארי הבקבוק שלו. אלו שעלולים לעכב את המאמץ. נקודות קריטיות, שאם עברנו אותן, מעבר לזה שאפשר לשמוע את כולם נושמים לרווחה, תחושת הבטחון גוברת. זיהוי של נקודות אלה מראש וסימונן כאבני דרך, יסייע לפרויקט להתמקד בהן ולנהל את המאמץ לקראתן בצורה פרואקטיבית. למשל, נקודות של אינטגרציה בין גורמים, נקודות שבהן מעורב גורם חיצוני לארגון (רגולציה, תהליך רכש).
נראות ואחריות:
אבני דרך ברורות, וגם כאלה המתייחסות לתוצרים מוגדרים של הפרויקט מספקות שפה אחידה ותשתית נגישה לכלל הארגון ובכך מקלות על תהליכי סנכרון. כלומר, ניתן לראות בקלות מה הושג בפרויקט ומה עוד נותר להשיג, הן עבור חברי הצוות, הלקוחות ובעלי העניין. זה מייצר מיקוד ובהירות ומחדד את תחושת האחריות.
עושים תקשורת:
לפרויקט בעלי עניין שונים, פנימיים וחיצוניים שאינם חשופים או מעורבים בצורה שווה לאורך הפרויקט, אך מעוניינים "להישאר בעניינים". אבני הדרך הן הזדמנות חשובה לעדכן את אותם בעלי העניין ולחזק את רמת האמון שלהם בפרוייקט.
רגעים של מילוי מצברים:
לאורך הפרויקט אנחנו חווים קשיים, שינויים ואתגרים, לפני שהצוות מצליח לדלוור את הפרוייקט בהצלחה. בעזרת אבני הדרך אנחנו יכולים לחגוג הצלחות לאורך הפרויקט ולהנות מרגעים של סיפוק והישג, שנייה לפני שממשיכים הלאה. תרומה חשובה למורל של הצוות.
אבני דרך בתכנון הפרויקט – סיכום
ראינו כי אבני הדרך הן כלי בקרה קריטי בפרויקט, וזיהינו מספר סוגים: אבני דרך שנגזרות מחוזה, אבני דרך כספיות (תשלומים), כאלה שמתייחסות לתכולת הפרוייקט ונקודות התבוננות והחלטה. דיברנו על "כמה" אבני דרך, ובעיקר חלקנו תובנות לגבי חשיבותן לאורך הפרויקט ככלי בקרה יעיל.
סקירה קצרה (ובוודאי לא ממצה), המבקשת לפתוח צוהר עבור מי שטרם פגש בנושא, ואני מקווה שגם מעלה נקודות למחשבה עבור מי שכבר התנסה. זו לפחות החוויה האישית שלי, ואחת הנקודות המהנות באמת בהעברת קורסים – ההזדמנות ללמוד דברים חדשים 😊 – תודה לקבוצה הנפלאה שהייתה לי הזכות להדריך.
