יוצאים לדרך! ישיבת התנעת פרויקט

ישיבת התנעת פרויקט – פגישות יש לנו לא מעט במהלך פרויקט; סטאטוס, בעלי עניין, פגישות צוות ובוודאי לא מניתי את כולן. פגישת התנעה יש אחת. היא מתרחשת בשלב הייזום בתחילת הדרך ומהווה הצהרה פורמאלית מול הארגון כולו: "הפרוייקט יוצא לדרך".

היום שלנו עמוס לעיתים קרובות בפגישות. לכן, לא מעטים שמחים לוותר עליהן כשההזדמנות עולה, וכבר ראינו לא מעט מקרים בהם הנטייה היתה לוותר על פגישת ההתנעה,  "למה צריך עוד פגישה….". אז אנחנו פה כדי לומר לכם, אל תוותרו. זוהי הזדמנות חשובה וייחודית שיכולה לסמן את הדרך ולתת את הטון לפרויקט כולו.

מהי ישיבת התנעת פרויקט?

זוהי הפעם הראשונה בה נפגשים חברי צוות הפרויקט, הלקוח ובעלי העניין המרכזיים לפגישה משותפת. מטרתה היא להביא לכדי תיאום בין כלל הגורמים, ולייצר הסכמה פורמאלית לגבי חזון והיקף הפרויקט. ברוב המקרים זוהי פגישה בה חולקים מידע רב, כך שייתכן בפרויקטים גדולים שיוגדרו מספר מפגשים.

זוהי אמנם פגישה ראשונה פורמאלית של הפרוייקט, אך היא דורשת עבודת הכנה ותיאום ולכן היא בדרך כלל לא מתקיימת מיד לאחר ההכרזה על הפרויקט. באופן אידיאלי, פגישת ההתנעה תתקיים ברגע שמידע רב ככל האפשר זמין ומוסכם. למעשה, הציפייה היא לאחר פגישת ההתנעה שחברי הצוות יוכלו להתחיל לבנות תוכניות עבודה מפורטות, ולעבוד על הפרויקט. כלומר, המידע המוצג בפגישה נדרש לאפשר זאת.

נושאים שיעלו בפגישה כזו יכללו בדרך כלל:

• חשיבות הפרויקט: הצגת הערך העסקי, מדדי הצלחה ותכולת הפרוייקט
• הצגת צוות הפרוייקט
• מסגרת הזמן של הפרויקט: אבני דרך מרכזיות , התחייבויות ואילוצים
• מסגרת התקציב: היקף, הנחות ואלמנטים מרכזיים
• סיכונים מרכזיים
• השלבים הבאים
• שאלות

ישיבת התנעת פרויקט – טיפים לפגישה מוצלחת

כבר אמר מי שאמר "אין הזדמנות שניה לייצר רושם ראשון." גם בפרויקט, חשוב לייצר רושם ראשוני טוב. אמנם מטרת הפגישה היא לייצר סנכרון בין הגורמים לגבי מטרות הפרוייקט ושלל היבטיו, אך הפגישה מעבר למסירת הידע ואיסוף התובנות, מציגה סגנון ומייצרת תפיסה אצל כלל המשתתפים לגבי הפרוייקט בכלל, ומנהל הפרויקט בפרט, ואלה ילוו את המשתתפים מכאן והלאה.

אז מה יהפוך פגישת התנעת פרויקט לפגישה טובה, כזו שתתרום להצלחת הפרויקט?

המלצה ראשונה – את ההסכמות תייצרו לפני הפגישה

הפגישה עצמה היא מעין הצהרה פורמאלית. חישבו עליה כעל נקודת הסיום של תהליך ההתנעה. כלומר, מה שיוצג בפגישה הם למעשה נושאים שכבר הוסכם עליהם מראש, ולא נושאים לדיון. הפגישה אינה מרחב לניהול משא ומתן, את הפערים והדיונים קיימו לפני כן. גישה כזו תמנע היגררות למחוזות לא רצויים. זה כמובן דורש עבודת הכנה (בדרך כלל פגישות אישיות עם בעלי העניין המרכזיים) על מנת לזהות פערים ולפעול לסגירתם. הפגישות המקדימות מאפשרות להעלות בצורה נוחה את כל השאלות, בחלקן מן הסתם יעלו נושאים שיפתיעו אתכם, אך זוהי בדיוק המטרה. את ההפתעות הללו אנחנו רוצים לחשוף מוקדם ככל האפשר ובוודאי שלא בישיבת ההתנעה.

הסכמות מוקדמות יאפשרו הצגה אחידה של מסרים בפגישה עצמה, וזהו בסיס חשוב עליו יבנה הפרוייקט כולו. בסיס כזה הוא מהותי ליצירת אמון; גם אם יעלו אי הסמכות בפגישת ההתנעה, ספונסר הפרויקט ובעלי העניין שהיו שותפים להכנה המוקדמת, יגבו את מנהל הפרוייקט ויאפשרו יציאה חלקה של הפרויקט לדרך.

המלצה שניה – שתפו אחרים, אל תעמדו לבד

מעבר לכך שזו הזדמנות לכנס את כולם יחד לצורך היכרות, זו גם הזדמנות חשובה לשיתוף. הזמינו חברי צוות ובעלי עניין להציג חלק מהנושאים. זה מסייע הן בחלוקת העומס והן בגיוון – לא אדם אחד מציג את הנושאים כולם. הקצו את הנושאים לפי תחומי האחריות, כך גם תוכלו לייצר זהות בין הנושאים למי שיהיה אחראי להוביל אותם למן הצעד הראשון.

גישה כזו של שיתוף, מייצרת תחושה של צוות שפועל יחד תוך אמון וסנכרון, ומחייב את המציגים להתכונן מראש ולהיות מדויקים במסרים שהם מעבירים. הקפידו לתת לכל מי שצריך לדבר הודעה מראש וזמן להתכונן.

המלצה שלישית – תרשו לעצמכם להתרגש

פגישת התנעה של פרויקט חדש היא הזדמנות נפלאה לעורר התרגשות וצפייה. הפגישה היא רגע ראשון שבו כלל הצוות חולק חזון משותף, ויצירת תחושה של התלהבות משותפת היא הזדמנות נדירה לייצר חיבור וחוויה שתלווה את כולם לאורך הפרוייקט כולו.

חפשו את ההיבטים הייחודיים בפרוייקט, אלה שעשויים לרגש את המשתתפים ושהם בעלי חשיבות גבוהה לארגון, והבליטו אותם. גם אם על פניו הפרויקט לא נראה לכם כמשהו שאפשר להתרגש ממנו, תסתכלו שוב. בכל פרויקט אפשר למצוא אלמנט מעניין. כזה שייצר אצל הצוות תחושת מחויבות והנעה לפעולה. זה יכול למשל להיות קשור לרמת האיכות שבה יבוצע הפרוייקט שתהווה דוגמא לארגון כולו ל- "איך עושים פרויקט", זה יכול להיות אתגר של הצבת סטנדרט חדש למשך הזמן או היקף תקציב של פרויקט ארגוני, שבירת שיא ארגוני. אולי חיבור להיבט אסטרטגי שהארגון התחייב אליו, והפרויקט תורם בכך להצלחת הארגון כולו. אפשר לשתף מנהל בכיר בארגון שיעזור לקבע את המסר וידגיש אותו. הקדישו לכך זמן, אתרו את הנקודה שתהפוך את הצגת הפרוייקט לכזו שתיגע במשתתפים – לגמרי שווה את המאמץ.

כדאי לזכור, זה מתחיל בכם. אם תצאו מנקודת הנחה שזהו פרויקט שגרתי, לא חשוב ואולי אפילו חלילה משעמם, זה יהיה המסר שתעבירו לכלל המשתתפים, גם אם המילים שלכם ינסו להגיד משהו אחר.

המלצה רביעית – אל תוותרו על סיכום הפגישה

במהלך הפגישה יעלו נקודות, הצעות, תובנות ושאלות. יש לתעד את הכל, ומומלץ למנות מראש מישהו מחברי הצוות שיהיה אחראי לכך. את הסיכום חשוב לחלוק עם כולם לאחר הפגישה, ולא יאוחר מ- 24 שעות. הפצת הסיכום היא לא רק פעולה מעוררת אמון המבטיחה שכל נושא יקבל התייחסות, זוהי גם דרך טובה לדייק את הדברים ולהבטיח לקיחת אחריות על מה שדורש טיפול בהמשך. מומלץ להתמקד בהערות המפתח שדורשות התייחסות ופעולה, ולא תיעוד מלא של כל אמירה.

ישיבת התנעת פרויקט – לסיכום

פגישת ההתנעה היא נקודה חשובה בחיי הפרוייקט ואנחנו ממליצים להתעקש עליה ולקיים אותה. זו לא רק דרך לייצר רושם ראשוני טוב, אלא גם הזדמנות לגייס את כלל בעלי העניין תוך יצירת מחויבות והתרגשות למאמץ החדש. יחד עם זאת, זוהי רק נקודת ההתחלה, והאתגר הוא כמובן להמשיך ולקיים את המחויבות, תחושת ההתלהבות, התיאום והאמון לאורך כל הפרויקט, אבל גם דרך ארוכה מתחילה בצעד ראשון, והוא צעד בונה אמון חשוב שמסמן את ההמשך.