בכל שנותיי בתחום ניהול הפרויקטים, נדמה לי שלא היתה שאלה שחזרה והוצפה פעמים רבות כל כך כמו זו – משימות או פרויקטים? אז מהו בעצם ההבדל ביניהם? בחודשים האחרונים שאלה זו שבה ועלתה בפגישות רבות, והיא מתקשרת לשאלה פופולארית אחרת, באיזה פתרון תוכנה לבחור? נקדיש את המאמר לנושא וננסה לתת בהם סימנים.
מה דעתכם, האם יש הבדל בין תכנון טיול משפחתי של חודש ימים, עם ילדים, לאוסטרליה, ובין תכנון של מפגש חברים מחר לצהרים במסעדה הקבועה? אני מניחה שכולנו מבינים שיש הבדל (בטח אם יצא לכם לתכנן טיול שכולל טיסה של עשר שעות ושלושה ילדים), ובעצם התשובה לשאלה הזו היא אמצע הדרך להבנת ההבדל בין משימה ופרויקט. נציין שאין כאן מצב של "או-או" וננסה להסביר איך הדברים משתלבים.
פרויקט, כבר הזכרנו כאן בעבר, הוא מאמץ ייחודי שיש בו סיכון ואשר כולל מספר פעולות רב. פעולות שיש לארגן ולהקצות למשאבים לצורך ביצוע. פרויקט כולל משימות רבות, ויש משימות שאינן חלק מפרויקט וגם אותן חשוב לנהל. נתייחס לשני המקרים וננסה לדייק את ההבדלים והיחסים כדי לעזור לכם לבחון את הצורך שלכם.
ניהול משימות:
ניהול יחידות עבודה בודדות. חלקן קשורות לפרויקט וחלקן לא. וכולן פעולות שמקדמות את העבודה השוטפת ושביצוען יעזור להבטיח עמידה ביעדים. ניהול משימות מערב בעיקר תיעוד ומעקב; להגדיר עדיפויות, אחראי ולבחון התקדמות לקראת סיום. יתכן ונרצה לתעד תלויות (מה קורה קודם, מה בא אחר כך) אם כי אין זהו צורך עיקרי כשמיקוד הוא ניהול משימות בלבד.
ניהול פרויקטים:
תהליך ארגוני מבוסס סדרי עדיפויות. הוא כולל הגדרת תכולה, מטרות ויעדים, לוחות זמנים, סיכונים, ותקציב. בסופו של דבר בפרויקט מתפרקת תכולת העבודה הפרויקטאלית למשימות לביצוע, אלא שההסתכלות כאן היא על התכולה הכוללת כשהמשימות הן הדרך להשגת התכולה הרצויה הכוללת. יש כאן סדרה של פעילויות תלויות, ובדרך כלל מצב זה מערב בעלי עניין מרובים, דורש תכנון מקיף, ותיאום נרחב.
אז מתי אני מנהל פרויקטים ומתי מנהל משימות?
נחזור ונאמר שיש תחום חפיפה בין שני הנושאים, ולעיתים ההבדלים אינם מהותיים. בעולם ההיברידי שלנו, המשתמש במקרה כזה, יאמץ לעצמו את הטוב מכל העולמות ויבנה סביבה שנוחה לו. במקרים אחרים, הבחנה והדיוק עשויים להיות ההבדל בין הצלחה לתסכול, וכדאי לעצור ולבחון מספר שאלות.
נקודה מס 1 – סדרי גודל
הבדל מהותי ראשון – המטרה. ניהול פרוייקטים מוביל למימוש מטרה ארגונית גדולה. ניהול משימות מסייע בארגון וקידום פעולות, צעדים בסדר גודל מצומצם. למשל, פרויקט פיתוח אפליקציה מערב משימות רבות לקראת פרסום המוצר. לעומת זאת עדכון אתר החברה, כולל מספר משימות נקודתיות כדי להעלות אתר מעודכן. חפשו את המטרה ובחנו את היקף התכולה הנדרשת, השאלות שיעלו כאן יובליו אתכם לכיוון הנכון.
נקודה מס 2 – הפרטים הקטנים
בניהול משימות בלבד, הדגש נמצא בפרט הבודד – כל משימה היא "עצמאית" ומייצגת את התכולה הנדרשת (לקבוע עם הח'ברה מחר במסעדה). בניהול פרוייקטים הגישה הוליסטית יותר – להתחיל מהכלל ולפרוט אותו, בלי לאבד את התמונה הכוללת. מהו הצורך שלכם? בחנו את מידת הפירוט לה אתם נדרשים: עד כמה המשימות שלכם דורשות ניהול מפורט תוך התייחסות לתלויות ביניהן, או שכל משימה מקבלת הגדרה משל עצמה?
נקודה מס 3 – עקרון הזמניות
ניהול משימות הוא יומיומי, תהליך שוטף – משימות באות והולכות כל הזמן. למשל, תיאום פגישות, הכנת מסמך, לוודא ש.. פרויקטים הם ייחודיים וזמניים. מהו התהליך שלכם? אם אתם אומרים לעצמכם "גם וגם", בהחלט יתכן, ואז שאלו את עצמכם, מה משמעותי יותר עבורי?
מה שמוביל אותנו לנקודה האחרונה מתי זה ניהול פרוייקטים ומתי ניהול משימות?
אופי הפעילות והתפקיד הם אלה שיקבעו בסופו של דבר מהו הצורך ומהי הגישה הנוחה. ניהול משימות משמש בצורה טובה לפרויקטים קטנים או אופי פעילות משימתי ממוקד וכזה שחוזר על עצמו. וניהול פרוייקטים יסייע במאמצים מורכבים יותר או מבחינת מיקוד ארגוני או מבחינת היקף, וידרשו תכנון ותיאום בין בעלי עניין. וכפי שכבר הבנו, אין כאן מצב של "או-או". אלה שני עולמות משלימים ואולי בכך טמון הבלבול, בעיקר, ולא רק כאשר בוחנים פתרונות טכנולוגיים.
נאמר שפתרונות לניהול משימות יכולים לסייע בפרויקטים, ופתרונות לניהול פרויקטים יכולים לשמש לניהול משימות. בפרויקטים ברמת מורכבות בסיסית, אלה גם אלה יתאימו. ההבדלים יורגשו כאשר התחומים ברורים יותר והדרישות מדויקות יותר. בניהול משימות נטו, תוכנת ניהול פרויקטים תרגיש מסורבלת ומיותרת. בניהול פרויקטים, פתרון לניהול משימות יגביל את המשתמשים ומהר מאוד הם ידרשו להשלמות. לכן, מומלץ להבין בתחילת הדרך מהו הציר המרכזי; לפי רמת הדיוק הנדרשת, היקף העבודה, ואופי המשימות (מאמץ ממוקד או פעילות שוטפת?). בנוסף, חשוב להבין עבור מי אנחנו מחפשים פתרון? עבור מנהל המשימות ברמת היומיום (להלן ניהול משימות)? או עבור מי שנדרש לתכלל מאמצים ולתאם מהלכים ארגוניים (להלן ניהול הפרויקט)? ובעצם, מי אמר שחייבים להחליט על אחד מהם?
זיהוי מוקדם, דיוק והיערכות מערכתית אל מול הצרכים השונים – ונדגיש, אלו צרכים שונים, של משתמשים שונים – יובילו למענה הנכון, כך שכל משתמש יקבל סביבה שתומכת בצורך המתאים, ובהחלט אפשר לייצר מצב כזה תחת פלטפורמה אחת. על זה אולי במאמר הבא.
