לאחר ההודעה של מייקרוסופט בתחילת ספטמבר, השאלה הזו נשאלת על ידי משתמשים רבים וארגונים שונים. התשובה? כן, ולא. במאמר הזה ננסה לעשות סדר ולתת כיווני מחשבה שיעזרו למתלבטים בשאלה, מה עושים עכשיו?
שירות ה- Project Online הגיע לעולמנו לפני כשני עשורים והציע חידוש בתחום ניהול הפרויקטים הארגוני, תוך התייחסות מעמיקה ומקיפה ועמידה בתקנים מתודולוגיים נוקשים. הוא אמנם מביא איתו עומק מתודולוגי כאמור, אך במחיר של מורכבות, תהליכית וטכנולוגית.
לעומתו, Planner Premium , שמתפתח בשנים האחרונות, נבנה מתוך תפיסה שונה. זהו כלי ייעודי לניהול פרויקטים, שנועד להיות נגיש, אינטואיטיבי יותר, מכוון לצוות שפועל יחד בניהול תוכנית עבודה, וכזה שמוטמע בסביבת העבודה היומיומית, במקום שבו העשייה באמת מתרחשת: בשיחות, במשימות, ובשיתופי פעולה.
הכיוון שהוא יכוון של פלטפורמה: בהנחה שהמשתמשים כבר עובדים בתוך סביבת 365 ומשתמשים בכלים כמו Teams, Power BI Power Automate, , אז אין סיבה שהפרויקט ינוהל בכלי נפרד. נחבר הכל יחד לכדי סביבת עבוד יומיומית אחת.
מה Planner Premium מציע?
- 1. יכולות ניהול פרויקטים – Planner Premium הוא קודם כל כלי לניהול פרוייקטים וכולל מנגנון תזמונים, תלות בין משימות, תרשימי גאנט ניהול תוכנית בסיס (Baseline) ועוד. עם זאת חשוב להבין, הוא אינו מחליף את Project Online , אלא מספק מענה לרוב הפרויקטים הארגוניים.
- 2. אינטגרציה טבעית עם Microsoft Teams – הכלי נטמע ישירות בתוך Teams, ומאפשר ניהול פרויקטים במקום שבו מתנהלים דיונים, עדכונים, חסימות ושיתופי פעולה ללא צורך במעבר לכלי נפרד.
- 3. שילוב עומק עם Power Platform- השירות משתמש ב Dataverse ומאפשר יכולות מתקדמות של אבטחת מידע בסביבת מייקרוסופט, ניהול נתונים שניתן להרחבה ובניית יכולות מתקדמות באמצעות Power Apps ו Power Automate.
- 4. יכולות AI – אלה יכולות קיימות שהולכות ומתפתחות ויאפשרו שימוש ייעיל על מנת לנתח את הנתונים, לזהות חריגות, להפעיל אוטומציות ועוד, וככל שה AI בסביבת מייקרוסופט יתקדם כך ניתן יהיה לפעול ביעילות תוך שימוש ב- AI שנמצא בסביבת זו.
ומה חסר?
כאן מגיעים האתגרים. כמו שאמרנו, אין כאן החלפה אחד לאחד. יש כאן לא רק פלטפורמות טכנולוגיות שונות, אלא גישות ניהול שונות. אם Project Online נתן עומק מתודולוגי שאיפשר לבנות תוכניות עבודה מורכבות, היה אולי ידידו של איש התכנון המעמיק ולא תמיד חברו הנאמן של איש הצוות או מנהל הפרויקט בגלל הסירבול. הרי ש Planner Premium צאתגר את אנשי התכנון והמתודלוגיה, אך מעניק סביבה קלילה ונוחה לאנשי הפרויקט. הרעיון המרכזי בשירות החדש – צוות שעובד יחד בשיתוף. נציין כמה נקודות כמה נקודות מרכזיות שחוזרות על עצמן בהרבה שיחות שלנו, והן לא היחידות, כל ארגון והנקודות שחשובות לו:
- 1. ניהול משאבים ארגוני – אין Resource Pool מלא, אין חיזוי עומסים רוחבי, ואין הקצאת עלויות מדויקת. עבור PMO מתקדם יש כאן פער שעלול להיות משמעותי.
- 2. שדות מותאמים אישית ברמת Enterprise- הגמישות קיימת, אך דורשת בנייה עצמית ב-Power Apps אין תמיכה מובנית כמו שישנה ב Project Online.
3.ניהול Baselines מרובים – התמיכה בסיסית בלבד, ומאפשרת שמירת בייסלין אחד בצורה מובנית.
כאמור הרעיון הוא פלטפורמה, ולחלק מהפערים ניתן למצוא פתרונות בצורת אוטומציות ואפליקציות מעטפת באופן חיצוני משלים. אבל לא להכל, ולא בתוך אפליקציית ניהול הלו"ז שהיא אפליקציה סגורה שלא ניתנת לשינוי. עם זאת,חשוב לזכור, Planner Premium הוא יותר משירות לניהול הלו"ז, ותוכנן לעבוד בתוך סביבה רחבה של 365.
אז כן או לא Planner Premium ?
ראשית, זהו כלי שמתאים מאוד לארגונים שמחפשים כלי מתקדם, נגיש ונוח. הוא מאפשר שקיפות ארגונית וסנכרון, ויכולות ההרחבה בסביבת ה- Power App מייצרות גמישות ומגוון רחב של אפשרויות.
הקושי וההתלבטות מתחילים כאשר מנהלים מספר רב של פרויקטים במקביל, או פרוייקטים מורכבים מאוד שתלויים האחד בשני, גופים עם דרישות תקן מחמירות, פרויקטים עתירי משאבים ועלויות, ובכלל ארגונים שעובדים היום בסביבת Project Online ולא יכולים לוותר על היכולות האלה.
כאן שווה לעצור רגע ולשאול שוב, האמנם; האם היכולות הללו אכן מחוייבות? או שהתרגלנו לכלי מסויים וקשה לנו לחשוב על דרך אחרת? בהחלט יתכן שהתשובה לשאלה הראשונה היא "כן" ואז צריך לחשוב על מסלול אחר שאינו Planner Premium, וישנה האפשרות לשמר את יכולות ה- Project בסביבת שרת. אבל אם יש לכם ספק, כדאי להכיר קצת יותר לעומק את הכלי, והאינטגרציות שהוא מציע. כך או כך, דברו איתנו ונשמח לעזור לכם, להרחיב ולהציג את האפשרויות לעומק.
לסיכום,
Planner Premium הוא כלי ניהול פרויקטים. כלי שנבנה מתוך תפיסה מודרנית שמשתלבת בסביבה שיש בה Teams, יכולות AI ואינטגרציות טבעיות לעוד שירותים עם אפשרויות הרחבה. עבור לא מעט ארגונים הוא בהחלט יכול להיות פתרון יעיל, וכזה שמייצר שיפור תהליכים. עבור ארגונים אחרים, הוא עדיין דורש מעטפת משלימה, מעבר הדרגתי או הבנה שעוד לא בשלה העת.
המסר החשוב ביותר: זו לא גרסה חדשה של Project Online, זו תפיסה חדשה של ניהול עבודה.
